Zasady składania pism procesowych określają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego art. 125 – art. 131. Pisma procesowe obejmują wnioski i oświadczenia stron składane poza rozprawą. Pisma procesowe wnosi się na urzędowych formularzach.
Wzory urzędowych formularzy stanowią załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 maja 2002 roku w sprawie wzorów i sposobu udostępniania stronom urzędowych formularzy pism, procesowych w postępowaniu cywilnym (Dz. U. Nr 80, poz. 728) i udostępnia się je nieodpłatnie w budynku Sądu.
Wzory urzędowych formularzy Ministerstwo Sprawiedliwości nieodpłatnie udostępnia za pośrednictwem internetu.
Wszelkie pisma adresowane do Sądu Rejonowego w Tarnobrzegu wpływają do Biura Podawczego.
Do zakresu czynności Biura Podawczego należy:
- przyjmowanie korespondencji wpływającej do sądu i znakowanie jej pieczęcią wpływu;
- rozdzielanie przyjętej korespondencji pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, stosownie do wewnętrznych ustaleń w tym zakresie określonych przez Prezesa Sądu w instrukcji kancelaryjnej;
- przyjmowanie pism do wysłania i ich ekspedycja;
- ustalenia z pocztą w zakresie ekspedycji przesyłek.
Pismo adresowane imiennie doręcza się bez otwierania koperty.
Na żądanie osoby wnoszącej pismo do Sądu Rejonowego, Biuro Podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.
Przesyłki wysyłane do instytucji mieszczących się w tym samym budynku przekazuje się bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru, bez udziału Biura Podawczego.
Obieg pism i akt zawierających informacje niejawne regulują przepisy ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 z późn. zm.).
Pracownik Biura Podawczego przekazuje poszczególne pisma kierownikowi odpowiedniego sekretariatu wydziału bądź oddziału, natomiast pisma adresowane imiennie do Prezesa Sądu Rejonowego w Tarnobrzegu doręcza Prezesowi Sądu bez otwierania koperty.
Kierownik Sekretariatu przedstawia wpływające pisma Przewodniczącemu Wydziału, który wydaje zarządzenie, co do sposobu ich załatwienia. Zgodnie z zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału następuje nadanie sygnatury sprawie i założenie akt sprawy. Na sygnaturę akt składają się: wydział (liczba rzymska stanowiąca numer wydziału), rodzaj sprawy (symbol), numer kolejnej, pod którym sprawa została wpisana do repertorium oraz dwie ostatnie cyfry roku.
Przewodniczący wyznacza sędziego referenta, w sprawach karnych wyznaczenie referenta następuje na zasadach z art. 351 par. 1 KPK. W trakcie rozpoznania Sędzia wyznacza terminy rozpraw, wydaje zarządzenia, kontroluje terminowe i należyte wykonywane zarządzeń przez sekretariat i wydaje orzeczenia kończące sprawę oraz informuje uczestników postępowania o ich prawach i obowiązkach procesowych. W toku postępowania w sekretariacie wydziału przyjmowani są interesanci, sporządzane są wezwania i zawiadomienia oraz wykonywane inne czynności. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom w kopertach za potwierdzeniem odbioru.
W pismach wysyłanych z sekretariatu oprócz nazwy sądu podaje się sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. W odpowiedzi na otrzymane pismo uczestnicy postępowania winni powoływać się w piśmie na datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy. Po zakończeniu postępowania sądowego przewodniczący rozprawy lub posiedzenia zalicza akta do odpowiedniej kategorii i wskazuje ich okres przechowywania. Zarządzenie o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia wydaje Prezes Sądu.